A6 | Instructions pour les responsables de groupes de travail
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Instructions pour les responsables de groupes de travail
Matériel de soutien
Lors de l'atelier de cette année, nous souhaitons, comme d’habitude, concentrer notre temps sur les discussions/le brainstorming et la planification d'activités, tout en évitant les présentations. Notre objectif est d'impliquer les membres sans se contenter de rapporter ce qui a été fait au sein de chaque groupe de travail. À cette fin, nous demandons que tous les documents ressemblant à des présentations soient soumis à l'avance, afin que les participants puissent les lire, les écouter ou les visualiser avant de se rendre à la réunion. Ces documents seront placés dans le référentiel ACTOR sur Sharepoint ACTOR_Y6_Workshop, dans des dossiers appropriés pour chacun des groupes de travail. Il serait plus efficace qu'ils y soient déposés au moins deux semaines avant l'atelier, c'est-à-dire au plus tard le 1e juillet.
Les documents peuvent être des fichiers pdf de textes, de partitions ou de graphiques, des vidéos, des fichiers audio, des liens vers des sites web (.webloc), ou tout autre élément que vous jugerez approprié. Ils doivent également inclure un rapport d'activité pour l'année 6 (2023-24) et un ordre du jour clair avec des horaires approximatifs pour chaque groupe de travail. Lors de la session du groupe de travail, vous devez prévoir suffisamment de temps pour discuter des mesures à prendre (qui fera quoi au cours de l'année à venir). Si des présentations sont nécessaires, elles doivent être limitées à moins d'1/4-1/3 du temps.
Vous pouvez télécharger des documents directement dans le dépôt ; l'accès a été accordé à tous les chefs de groupe de travail. Si vous préférez soumettre des documents par notre intermédiaire, veuillez envoyer un courriel ou un lien vers des fichiers plus volumineux sur votre site de transfert de fichiers préféré à Andre Oliveira (actor-project.music@mcgill.ca). Précisez dans quel dossier du groupe de travail ils doivent être placés. La liste des noms de dossiers se trouve ci-dessous (ainsi que les noms des responsables de chaque groupe de travail). Si, par hasard, vous rencontrez des problèmes ou si vous devez apporter des modifications, veuillez envoyer un courriel à André en précisant la nature du problème et le dossier concerné.
N'oubliez pas que l'atelier se déroulera dans un format hybride et que de nombreux participants nous rejoindront sur Zoom. Il est donc important qu'ils aient accès à toutes les informations nécessaires pour participer activement aux discussions de chaque session.
Nous vous remercions de nous faire parvenir vos contributions en temps voulu.
Format hybride
Afin de s'assurer qu'il sera accessible au plus grand nombre de membres possible, l'atelier se tiendra dans un format hybride, ce qui signifie que toutes les sessions seront accessibles à la fois via Zoom et en personne. Nous organisons une configuration où les participants en personne pourront voir et entendre ceux qui sont dans Zoom, ce qui devrait faciliter l'interaction dans les deux sens. Nous prévoyons qu'un grand nombre de membres participeront à l'atelier via la plateforme en ligne, et nous demandons aux chefs de groupes de travail d'essayer de les maintenir aussi engagés que possible. Un moniteur Zoom aidera les chefs de groupe de travail en vérifiant que les mains se lèvent et en s'assurant que toutes les questions posées dans le chat sont traitées. En outre, nous conseillerons à tous les participants qui assisteront à l'atelier en personne d'apporter leur ordinateur portable afin de pouvoir se connecter à tous ceux qui participeront à la session via Zoom. Notre objectif est de favoriser la fluidité de la discussion et de rendre la barrière entre le physique et le virtuel aussi transparente que possible.
Communication quotidienne et réunion de suivi
Nous demandons également aux chefs de groupe de travail de prévoir des réunions de suivi avec leurs équipes au cours de l'année. Nous pensons que cela permettra d'améliorer les progrès, d'accroître l'engagement et de tenir tout le monde au courant des activités du groupe de travail. Pour faciliter les discussions au sein de chaque groupe, des canaux Slack spécifiques ont été créés (voir la liste complète ci-dessous). Veuillez contacter actor-project.music@mcgill.ca pour accéder à Slack.
acoustics_musical-intruments_performance-rooms
ai-computational-tools
orchidea
core-group
diversity-workgroup-general
taxonomy-orchard
orchview
timbre-orch-analysis
timbre-orch-resources
timbre-semantics
voice-workgroup
interdisciplinary_methodologies
orchestration_pedagogy
afrological_music
Zoom
Configuration de la réunion Zoom :
Si les voix des participants commencent à être brouillées, il est préférable que le paramètre "Suppression des bruits de fond" soit réglé sur une valeur faible dans les Préférences/Audio. Si la voix est coupée ou sérieusement brouillée malgré ces paramètres et en raison d'une mauvaise connexion Internet, il est parfois utile de désactiver la vidéo afin de disposer de plus de bande passante pour l'audio. Cela peut être mentionné au début de la session, en même temps que la procédure pour ouvrir le micro.
Pour maximiser la qualité audio, en particulier lors de la lecture d'exemples sonores provenant de logiciels de présentation tels que PowerPoint, consultez ce guide rapide contenant des suggestions pour l'organisation de réunions Zoom – Guide rapide Zoom
Zoom Etiquette:
Lorsqu'ils ne parlent pas, les participants doivent rester en sourdine pour éviter de perturber les discussions en cours. Il est possible de rétablir temporairement le silence en appuyant sur la barre d'espace.
Pour gérer les interventions de différentes personnes (en fonction du nombre de participants), il est possible d'utiliser la fonction "Lever la main" dans la fenêtre Participants. Dans la vue Galerie, il est possible de voir jusqu'à 49 participants à l'écran (en fonction de votre unité centrale) et de rechercher des indices gestuels tels que le lever de main physique.
L'animateur doit gérer qui parle et quand, afin d'éviter que les gens parlent simultanément, car Zoom atténue tout canal qui n'est pas le plus fort. Il se peut qu'un co-animateur ou un étudiant aide à garder la trace de ceux qui demandent des privilèges de parole.
Rapport du groupe de travail
Les responsables des groupes de travail sont tenus de remettre un rapport reprenant les principaux points discutés lors de leur session et les éventuelles actions à entreprendre. Chaque année, ces rapports sont compilés dans un résumé de l'atelier qui est mis à la disposition de tous les membres. Idéalement, les rapports devraient être remis avant la fin de l'atelier, le 17 juillet. Comme d'habitude, un étudiant prendra des notes pour aider les responsables des groupes de travail dans ce processus.