A3 — Prise de notes

Prise de notes

Instructions | Calendrier

-      Formulaire de prise de notes (.doc)

-      Exemple de résumé (PDF)

Instructions

Un rapport de synthèse de chaque séance de groupe de travail doit être préparé par les responsables du groupe de travail en collaboration avec les preneur.euse.s de notes. Par conséquent, les preneur.euse.s de notes doivent utiliser le formulaire de prise de notes fourni pour noter de manière indépendante :

a)    tous les principaux points et questions soulevés montrant l'orientation générale de la discussion

b)   les mesures à prendre, y compris le calendrier d'exécution et les noms et affiliations des personnes chargées de ces tâches

c)    tout point qui n'a pas été abordé ou attribué à quelqu'un.e et qui nécessite un suivi.

Si les président.e.s de séance fournissent un ordre du jour en format Word pour leur séance, les notes peuvent être prises directement sur l'ordre du jour, dans l'ordre des points abordés lors de la séance.

Quelques points importants à retenir :

-      L'élément le plus crucial pour les résumés est la liste des POINTS D'ACTION avec le calendrier d'exécution de la tâche et le nom de la ou des personnes responsables. Par exemple, former les nouveaux.elles assistant.e.s de recherche à l'utilisation de la caméra acoustique - Malte Kob - septembre-décembre 2020.

-      Il n'est pas nécessaire de retranscrire l'intégralité de la discussion, mais s'il y a des points majeurs à l'ordre du jour, il faut les énumérer, éventuellement avec un bref résumé de la conversation ou une explication de tout ce qui est intéressant, etc.

-      Si la discussion s'éloigne de l'ordre du jour, veuillez au moins le noter (nous l'appelons souvent « questions diverses » dans les procès-verbaux officiels, vous pouvez donc ajouter cette section dans votre formulaire, si nécessaire).

-      La section Suivi sert à noter les choses qui devraient être faites mais qui n'ont pas encore été cristallisées sous forme de POINTS D'ACTION solides avec un calendrier ou une personne responsable. C'est un peu comme une liste de souhaits. Lorsque les gens disent des choses comme : « Ce ne serait pas génial si nous pouvions avoir un projet dérivé dans lequel nous appliquions l'analyse du timbre de la flûte de Julie Delisle à tous les bois et éventuellement à tout l'orchestre, peut-être même à la voix chantée? ». Il s'agirait d'un point de suivi qui pourrait devenir un point d'action l'année prochaine.

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