A6 | Prise de notes
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Prise de notes
Formulaire de prise de notes [Note-taking form]
Exemple de synthèse [Summary sample]
Instructions
Un rapport de synthèse de chaque session de groupe de travail doit être préparé par les chefs de groupe de travail en collaboration avec les preneurs de notes. Par conséquent, les preneurs de notes doivent utiliser le formulaire de prise de notes fourni pour noter de manière indépendante
a) tous les points principaux et les questions soulevées montrant l'orientation générale de la discussion
b) les mesures à prendre, y compris le calendrier d'exécution et le nom et l'affiliation des personnes chargées de ces tâches
c) les points qui n'ont pas été abordés ou attribués à quelqu'un et qui nécessitent un suivi.
Si les présidents de séance fournissent un document Word pour l'ordre du jour de leur séance, des notes peuvent être prises directement sur l'ordre du jour, dans l'ordre dans lequel les points sont abordés lors de la séance.
Quelques points importants à retenir :
L'élément le plus important pour les résumés est la liste des TÂCHES, avec le calendrier d'exécution de la tâche et le nom de la ou des personnes responsables. Par exemple, former les nouveaux AR à l'utilisation de la caméra acoustique - Malte Kob - septembre-décembre 2020.
Il n'est pas nécessaire de transcrire l'ensemble de la discussion, mais s'il y a des points importants à l'ordre du jour, il convient de les énumérer, éventuellement avec un bref résumé de la conversation ou une explication de tout ce qui s'est passé d'intéressant, etc.
Si la discussion s'écarte de l'ordre du jour, veuillez au moins en prendre note (nous qualifions souvent ce point de "questions diverses" dans les procès-verbaux officiels ; vous pouvez donc ajouter cette section dans votre formulaire, si nécessaire).
La section Suivi sert à noter les choses qui devraient être faites mais qui ne se sont pas encore cristallisées en TÂCHES concrètes avec un calendrier ou une personne responsable. C'est un peu comme une liste de souhaits. Lorsque les gens disent des choses comme : "Ne serait-il pas formidable d'avoir un projet dérivé dans lequel nous appliquerions l'analyse du timbre de la flûte de Julie Delisle à tous les bois et éventuellement à l'ensemble de l'orchestre, peut-être même à la voix chantée ?" Il s'agirait d'un point de suivi et peut-être que l'année prochaine, il se transformera en tâche. Ne combinez pas les points de suivi et les tâches.
Essayez d'utiliser un langage formel et évitez les guillemets, les questions rhétoriques ou les phrases incomplètes suivies d'une ellipse.